Voor leden, deelnemers, gebruikers en andere betrokkenen

In het kort. Ondernemersvereniging Son en Breugel (OVSB) verwerkt persoonsgegevens voor haar verenigingsactiviteiten en voor de uitvoering van de OVSB Cadeaukaart. Wij gebruiken alleen gegevens die daarvoor nodig zijn, beveiligen deze passend en bewaren ze niet langer dan noodzakelijk.

1. Wie is verantwoordelijk?

Ondernemersvereniging Son en Breugel (OVSB) is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij voor haar eigen doeleinden verwerkt.

Contactgegevens: Ondernemersvereniging Son en Breugel (OVSB), p/a Boslaan 2a, 5691 CW Son en Breugel, KvK-nummer 40240374, secretariaat@ovsb.nl, www.ovsb.nl.

Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens kun je contact opnemen via secretariaat@ovsb.nl.

2. Op wie is deze verklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring geldt onder meer voor:

leden, contactpersonen van leden en potentiële leden;
deelnemers aan bijeenkomsten, activiteiten en andere OVSB-initiatieven;
personen die contact opnemen met OVSB of een vraag, klacht of verzoek indienen;
personen die via de website een OVSB Cadeaukaart reserveren of een zakelijke bestelling aanvragen;
houders en gebruikers van een OVSB Cadeaukaart, voor zover OVSB persoonsgegevens van hen verwerkt;
ondernemers en hun contactpersonen die deelnemen aan het OVSB-cadeaukaartsysteem; en
bezoekers van www.ovsb.nl en gebruikers van de sociale-mediakanalen van OVSB.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

3.1 Vereniging, lidmaatschap en activiteiten

Afhankelijk van de situatie verwerken wij naam, functie, bedrijfsnaam, adres- en contactgegevens, lidmaatschapsgegevens, aan- en afmeldingen voor activiteiten, correspondentie en gegevens die nodig zijn voor contributie, facturatie en administratie.

3.2 Reservering en aankoop van de OVSB Cadeaukaart

Bij een reservering via www.ovsb.nl verwerken wij de gegevens die in het reserveringsformulier worden ingevuld, zoals naam, contactgegevens, gewenste kaartwaarde, aantal kaarten, gekozen of toegewezen afhaallocatie en eventuele opmerkingen. Via de website vindt geen betaling plaats. De aankoop en betaling worden bij het verkooppunt afgerond.

Bij een rechtstreekse aankoop bij een verkooppunt verwerkt OVSB in beginsel geen identificerende gegevens van de koper, tenzij deze gegevens nodig zijn voor bijvoorbeeld een zakelijke bestelling, factuur, vraag, klacht, fraudeonderzoek of wettelijke verplichting.

3.3 Gebruik van de OVSB Cadeaukaart

Het cadeaukaartsysteem verwerkt gegevens over de kaart en transacties, waaronder de unieke kaartcode of QR-code, uitgifte- en vervaldatum, saldo, bestedingen, correcties, deelnemer, datum, tijd en bedrag. Deze gegevens zijn doorgaans niet rechtstreeks aan een persoon gekoppeld. Dat kan anders zijn wanneer een reservering, zakelijke bestelling, vraag, klacht, terugbetaling of onderzoek naar fraude aan een kaart of transactie wordt gekoppeld.

3.4 Deelnemende ondernemers en verkooppunten

Van deelnemers en verkooppunten verwerken wij onder meer bedrijfs- en contactgegevens, gegevens van contactpersonen, bankrekeningnummer, lidmaatschapsstatus, account- en autorisatiegegevens, transactiespecificaties, afrekeningen, facturen, meldingen van storingen en informatie die nodig is voor controle, beveiliging, fraudepreventie en de uitvoering van het deelnemersreglement.

3.5 Website, communicatie en sociale media

Wanneer je de website bezoekt, contact opneemt of reageert via sociale media, kunnen wij contact- en berichtgegevens en beperkte technische gegevens verwerken, zoals IP-adres, browser- of apparaatgegevens en loggegevens. Sociale-mediaplatforms verwerken gegevens daarnaast volgens hun eigen privacyvoorwaarden. Voor niet-noodzakelijke cookies vragen wij toestemming wanneer de wet dit vereist.

4. Waarom verwerken wij gegevens en op welke grondslag?

OVSB verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. De belangrijkste doeleinden en grondslagen zijn:

Doel	Grondslag
Uitvoering van het lidmaatschap, deelnemersreglement, reserveringen, bestellingen, afhalen, cadeaukaarttransacties, afrekening en ondersteuning.	Uitvoering van een overeenkomst of maatregelen voorafgaand aan een overeenkomst.
Verenigingsadministratie, financiële administratie, facturatie en het voldoen aan fiscale of andere wettelijke verplichtingen.	Wettelijke verplichting en, waar van toepassing, uitvoering van een overeenkomst.
Beveiliging van accounts en het systeem, storingsonderzoek, controle van transacties, voorkoming en onderzoek van fraude of misbruik en behandeling van geschillen.	Gerechtvaardigd belang van OVSB en betrokken partijen bij een veilig en betrouwbaar cadeaukaartprogramma; soms een wettelijke verplichting.
Organisatie van bijeenkomsten, communicatie met leden en deelnemers, verbetering van dienstverlening en behartiging van de belangen van lokale ondernemers.	Uitvoering van het lidmaatschap of gerechtvaardigd belang van OVSB.
Nieuwsbrieven, direct marketing, beeldmateriaal en niet-noodzakelijke cookies, voor zover toestemming wettelijk vereist is.	Toestemming. Je kunt deze altijd intrekken.
Behandeling van vragen, klachten, privacyverzoeken en juridische aanspraken.	Gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting of uitvoering van een overeenkomst.

Wanneer OVSB zich baseert op een gerechtvaardigd belang, wegen wij dit belang af tegen jouw privacybelang. Je kunt tegen een dergelijke verwerking bezwaar maken.

5. Met wie delen wij persoonsgegevens?

OVSB deelt persoonsgegevens alleen voor zover dat nodig is. Ontvangers kunnen zijn:

bestuursleden, vrijwilligers en andere personen die namens OVSB werkzaamheden uitvoeren en de gegevens daarvoor nodig hebben;
de leverancier en beheerder van het cadeaukaartsysteem, waaronder de technische omgeving van CCV Connect of een opvolgend systeem;
verkooppunten en deelnemende ondernemers, voor zover nodig voor reservering, afhalen, aankoop, transactie, terugbetaling, klachtbehandeling of fraudepreventie;
website-, hosting-, e-mail-, IT-, administratie- en boekhoudleveranciers;
adviseurs, verzekeraars, banken, accountants en andere dienstverleners wanneer dat voor administratie of juridische belangen nodig is; en
toezichthouders, politie, Belastingdienst, rechterlijke instanties of andere overheidsorganen als OVSB daartoe wettelijk verplicht is of dit noodzakelijk is voor een rechtsvordering.

Met partijen die persoonsgegevens in opdracht van OVSB verwerken, sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst. Een deelnemende ondernemer kan voor de verwerking in zijn eigen bedrijfsvoering zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn. De privacyverklaring van die ondernemer is dan eveneens van toepassing.

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

OVSB probeert persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te laten verwerken. Als een leverancier gegevens buiten de EER verwerkt, zorgt OVSB waar nodig voor een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen.

7. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een lopend geschil een langere termijn vereist. In beginsel hanteren wij de volgende termijnen:

reserveringsgegevens: maximaal drie maanden na afhalen, annulering of het verlopen van de reservering, tenzij een langere termijn nodig is voor een klacht, zakelijke bestelling of juridische aanspraak;
financiële administratie, facturen, afrekeningen en gegevens met fiscale betekenis: zeven jaar na afloop van het betreffende boekjaar;
gegevens van deelnemers: tijdens de deelname en daarna maximaal zeven jaar voor afrekening, administratie, controle of geschillen;
kaart- en transactiegegevens: gedurende de geldigheid en daarna zolang nodig voor afrekening, controle, fraudeonderzoek, klachten en wettelijke bewaarplichten;
vragen en klachten: in beginsel maximaal twee jaar na afhandeling, tenzij de aard van de zaak een langere bewaartermijn rechtvaardigt;
gegevens van potentiële leden die geen lid worden: uiterlijk acht weken na de beslissing, tenzij toestemming is gegeven voor langer contact;
overige lidmaatschaps- en contactgegevens: maximaal twaalf weken na beëindiging van het lidmaatschap, behalve gegevens die langer nodig zijn voor financiële administratie, verenigingshistorie, rechtsvorderingen of wettelijke verplichtingen; en
nieuwsbriefgegevens: totdat je je afmeldt of OVSB de nieuwsbrief beëindigt.

8. Beveiliging

OVSB treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging of openbaarmaking. Denk aan toegangsbeperking, zorgvuldig beheer van accounts en wachtwoorden, beveiligde systemen, back-ups en afspraken met leveranciers. Deelnemers zijn op grond van het deelnemersreglement zelf verantwoordelijk voor een zorgvuldig gebruik van hun account en voor passende beveiliging van gegevens die zij verwerken.

9. Jouw privacyrechten

Afhankelijk van de situatie heb je het recht om:

inzage te krijgen in de persoonsgegevens die OVSB van je verwerkt;
onjuiste gegevens te laten verbeteren of onvolledige gegevens aan te vullen;
gegevens te laten verwijderen;
de verwerking tijdelijk te laten beperken;
bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang en altijd tegen direct marketing;
gegevens over te dragen wanneer het recht op dataportabiliteit van toepassing is; en
toestemming in te trekken. Dit heeft geen gevolgen voor verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig hebben plaatsgevonden.

Een recht is niet absoluut. OVSB kan een verzoek geheel of gedeeltelijk weigeren wanneer de wet dat toestaat, bijvoorbeeld vanwege een wettelijke bewaarplicht of de rechten van anderen.

Stuur je verzoek naar secretariaat@ovsb.nl. Wij kunnen om aanvullende informatie vragen om je identiteit vast te stellen. Stuur niet ongevraagd een volledige kopie van een identiteitsbewijs. OVSB reageert in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek of meerdere verzoeken kan deze termijn volgens de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd; je ontvangt daarvan binnen de eerste maand bericht.

10. Klachten

Heb je een klacht over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Neem dan bij voorkeur eerst contact op via secretariaat@ovsb.nl, zodat OVSB de klacht kan onderzoeken. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Geautomatiseerde besluitvorming

OVSB neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die voor jou rechtsgevolgen hebben of je anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

12. Wijzigingen

OVSB kan deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in wetgeving, de website, de vereniging of het OVSB-cadeaukaartprogramma. De meest actuele versie wordt gepubliceerd op www.ovsb.nl. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij betrokkenen waar dat redelijkerwijs mogelijk is.

Versie: augustus 2026